Walaupun terlihat sepele, bagian administrasi klinik memiliki peran yang sangat penting untuk manajemen pelayanan klinik, lho.
Segenap tenaga kesehatan seperti dokter, perawat, dan bidan pastinya memiliki kewajiban untuk melayani pasien dengan cara sebaik dan semaksimal mungkin. Tidak hanya dari segi pelayanan medis, tenaga kesehatan juga harus memberikan pelayanan administrasi yang paling efektif dan efisien. Baik itu layanan administrasi di lingkup fasilitas pelayanan kesehatan tingkat klinik hingga rumah sakit dan puskesmas.
Bagaimana Cara Mengelola Administrasi Klinik?
Umumnya, pengelolaan administrasi ditujukan untuk menghindari penumpukan antrian pasien yang berlebihan sebelum melakukan prosedur konsultasi atau perawatan medis. Pihak klinik atau rumah sakit perlu membuat aturan yang jelas, terutama pada area front office dengan mengarahkan pasien dan/atau keluarga pasien ke area pendaftaran terlebih dahulu.
Hal tersebut sangat berguna untuk merekap data pasien dan pastinya memastikan tidak terjadi penumpukan antrian. Selain itu, jika pasien yang sama datang untuk kesekian kalinya, maka petugas pengelola administrasi akan lebih mudah melakukan proses track record atas catatan rekam medis pasien tersebut.
Kemudian, petugas menyiapkan kartu pasien yang mana penting untuk pengambilan data pasien dan segala transaksi yang terjadi dengan lebih mudah. Karena setiap kartu pasti terdapat kode unik yang mencakup data diri utama pasien seperti nama, alamat, catatan kedatangan pasien, pengobatan, detail dokter yang memeriksa, hingga obat-obatan yang dokter berikan. Seluruh kegiatan pasien di klinik kesehatan harus tercatat dengan baik agar riwayat pasien terdata dan menghindari kegiatan ilegal.
Apabila tenaga kesehatan utama tidak memungkinkan untuk administrasi di samping memberikan layanan medis, mereka dapat merekrut tenaga kesehatan tambahan yang memiliki kompetensi di bidang administrasi.
Berdasarkan tahapan pengelolaannya di atas, bagian administrasi klinik memiliki peran dan tanggung jawab yang sangat penting dalam manajemen pelayanan kesehatan. Dan sekaligus menjadi “pintu gerbang masuk” klinik untuk pasien yang akan melakukan pendaftaran sebelum menjalankan pemeriksaan.
Sehingga, peran dan tanggung jawab pengelola administrasi klinik dan/atau rumah sakit adalah meliputi:
- Melayani pendaftaran dan kebutuhan administrasi pasien yang akan menjalani pemeriksaan.
- Menyiapkan sebuah tanda terima (rincian biaya untuk perawatan) kepada pasien sekaligus mengarahkan pasien menuju bagian pembayaran atau kasir.
- Mengatur kartu riwayat pemeriksaan pasien dan mendokumentasikannya ke dalam catatan rekam medis. Serta memastikannya terupdate sesuai keadaan pasien.
- Melayani pasien yang datang ke loket administrasi sesuai sub bagian atau poliklinik dan menjawab semua pertanyaan yang pasien berikan.
- Mengatur jadwal dokter dan menyiapkan dokumen yang diperlukan dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.
- Memonitor dana yang digunakan dalam operasional fasilitas kesehatan dan merekap semua laporan dengan jelas.
Dengan melewati prosedur-prosedur administrasi, tenaga kesehatan utama maupun tenaga tambahan dapat merencanakan, memberikan, dan mengevaluasi pelayanan kesehatan yang mengutamakan pasien. Serta saling menguntungkan atau memberi manfaat antara penyedia pelayanan kesehatan, pasien, dan keluarga pasien.
Integrasi Proses Administrasi Klinik Dengan SIM teraMedik!
Seiring dengan perkembangan teknologi digital di tengah masyarakat yang terjadi selama beberapa tahun ini, pelayanan kesehatan juga mengalami transformasi digitalisasi. Di mana sejumlah fasilitas pelayanan kesehatan dan/atau badan usaha yang berfokus sebagai penyelenggara sistem elektronik kesehatan. Dapat membuat sekaligus menggunakan sistem informasi manajemen kesehatan untuk keperluan digitalisasi unit pelayanan kesehatan. Tak terkecuali untuk manajemen administrasi klinik dan rumah sakit.
Nah, dengan menggabungkan prosedur, perangkat teknologi, dan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan kompatibilitas dan/atau interoperabilitas untuk fungsi pelayanan kesehatan. Sistem informasi tersebut dapat mengolah data dan informasi kesehatan masyarakat untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan nasional. Dengan begitu, setiap fasilitas pelayanan kesehatan dapat berkesempatan mengefektifkan dan mengefisienkan kinerja pelayanan kesehatan untuk pasien. Serta pastinya mengelola administrasi dalam klinik utama, apotek, hingga laboratorium dengan lebih terstruktur.
Untungnya, Anda tak perlu bingung lagi dalam mengintegrasikan sistem administrasi klinik atau rumah sakit karena teraMedik menyediakan modul atau fitur Laporan dan Pendaftaran. Di mana dapat mendukung operasional dan manajemen administrasi pelayanan kesehatan yang lebih efektif dan efisien.
Mulai dari untuk mengelola berbagai dokumentasi kebutuhan dan operasional klinik seperti laporan praktik klinik, laporan daftar pasien, laporan resep dan penjualan obat, laporan diagnosa pasien, dan lain-lain. Dan juga untuk memfasilitasi pasien agar bisa mendaftar atau mendapatkan nomor antrian layanan klinik secara online.
Modul atau Fitur SIM teraMedik Lainnya
Selain kedua modul di atas, SIM klinik dan rumah sakit teraMedik juga memiliki modul utama lainnya, di antaranya adalah:
- Dashboard, untuk menyajikan laporan rekapitulasi informasi terkait fitur-fitur dasar di dalam SIM dan aktivitas sistem lainnya.
- Plasma antrian, untuk mengoptimalkan fungsi fitur pendaftaran di mana antrian pendaftaran pasien pada tiap poliklinik, farmasi, dan penunjang medis lainnya dapat di kelola dengan lebih baik.
- Layanan dokter dan perawat, agar masing-masing dokter dan perawat dapat mengelola pelayanan terpusat dengan pasien serta memudahkan mereka dalam memantau sekaligus melacak catatan data pasien dari banyak tempat layanan dalam satu waktu.
- Kasir, untuk memudahkan pengelolaan proses pembayaran tagihan layanan kesehatan.
- Apotek, untuk memudahkan pengelolaan proses penjualan obat kepada pasien dan persediaan obat yang terorganisir secara digital.
- Pembelian dan inventori, untuk mengelola transaksi pembelian dan pengadaan alat medis yang klinik butuhkan, mulai dari masker, sarung tangan, perban, plester, jarum suntik, dan bahkan peralatan bedah.
- Rekam medis elektronik, untuk memfasilitasi tenaga kesehatan sekaligus pasien dalam mendapatkan rincian rekam medis atau riwayat medis dan perawatan pasien dalam satu tempat yang bersifat aman, rahasia, dan utuh.
- Integrasi BPJS, di mana sistem melakukan bridging dengan BPJS untuk mengakses beberapa fasilitas yang di sediakan BPJS agar mempercepat dan mempermudah akses pasien yang memiliki BPJS agar pasien mendapatkan pelayanan yang optimal.
- Laboratorium, untuk mengelola informasi hingga mendukung pelaksanaan tindakan tepat dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan kinerja laboratorium.
Jika tertarik dengan layanan produk teraMedik, segera hubungi tim customer support teraMedik untuk berkonsultasi lebih banyak tentang kebutuhan perangkat pelayan kesehatan terbaik bagi klinik dan/atau rumah sakit Anda.
Sign up