Sederhananya, sistem rekam medis adalah aplikasi atau platform yang berguna untuk membantu pembuatan rekam medis elektronik yang lebih mudah.
Pada tanggal 9 September 2022 lalu, Kepala Bidang Transformasi Digital Kementerian Kesehatan, Bapak Setiaji, melalui unggahan resmi situs Kementerian Kesehatan RI menyampaikan peraturan terbaru. Bahwasanya setiap fasilitas pelayanan kesehatan masyarakat harus mulai menggunakan sistem rekam medis atau riwayat kesehatan pasien berbasis elektronik hingga paling lambat 31 Desember 2023. Hal tersebut Setiaji sampaikan berdasarkan terbitan terbaru Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis.
Kebijakan ini merupakan bentuk pembaharuan Peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 tahun 2008 dan penyelarasan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46 Tahun 2014. Di mana tata kelola pelayanan kesehatan di Indonesia perlu mulai dimutakhirkan dan diintegrasikan dengan teknologi sistem informasi kesehatan yang canggih dan terpadu. Serta dapat berkinerja melayani kebutuhan pasien di berbagai fasilitas pelayanan kesehatan yang juga sesuai dengan kebijakan dan hukum di masyarakat. Baik pasien di rumah sakit, puskesmas, klinik, tempat praktik mandiri dokter, laboratorium kesehatan, dan bahkan apotek.
Oleh sebab itu, segenap tenaga kesehatan yang bertugas harus memahami lebih dalam tentang peran penting sistem rekam medis pada pengelolaan dan pembuatan rekam medis elektronik khususnya di tingkat klinik dan/atau rumah sakit. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.
Apa Itu Sistem Rekam Medis?
Sederhananya, sistem rekam medis adalah perangkat atau platform yang berguna untuk membuat dan mengelola rekam medis elektronik dengan lebih mudah. Sistem ini sangat penting bagi setiap fasilitas pelayanan kesehatan karena dapat menjaga sekaligus meningkatkan keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data atau informasi rekam medis pasien.
Sebagai informasi tambahan, rekam medis elektronik adalah rincian dokumen kesehatan pasien yang umumnya terdiri dari data identitas pasien, daftar pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang mana dibuat dengan menggunakan sistem elektronik. Jenis data rekam medis dapat berupa teks (baik teks yang terstruktur atau teks naratif), gambar digital (apabila fasilitas kesehatan telah menerapkan radiologi digital), suara (misalnya suara jantung), video atau data visual yang berupa biosignal seperti rekaman EKG.
Rekam medis elektronik menggantikan kerja regulasi rekam medis yang awalnya hanya menggunakan kertas menjadi dokumen digital. Di mana perangkat sistem rekam medis tentunya menjadi tanggung jawab segenap tenaga medis, seperti dokter, dan bahkan tenaga kesehatan tambahan lainnya, seperti perawat dan bidan.
Komponen Dasar Sistem Rekam Medis Elektronik
Pada dasarnya, terdapat empat komponen dasar yang melengkapi fungsi rekam medis elektronik dalam hal memungkinkan dokter melihat dan memonitor pasien secara menyeluruh dari waktu ke waktu dengan perangkat lunak terpadu. Keempat komponen tersebut adalah:
- Data input: Berfungsi dalam memasukkan dan/atau melengkapi catatan riwayat kesehatan pasien saat atau setelah sesi konsultasi. Baik itu sesi konsultasi tatap muka atau konsultasi melalui telemedicine.
- Progress entry: Berfungsi dalam membantu tenaga kesehatan mencatat kondisi dan keadaan pasien, gejala, penampilan, dan lain sebagainya.
- Manajemen resep: Berfungsi dalam pengelolaan kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan dan tanggung jawab dokter untuk menyediakan resep obat. Sistem rekam medis di sini akan terintegrasi dengan apotek. Di mana keseluruhan tindakan yang dilakukan oleh dokter maupun tenaga kesehatan lainnya dapat tercatat secara komprehensif dalam satu data pasien.
- Backup system: Berfungsi dalam menjaga dokumen rekam medis agar tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Fungsi dan Manfaat Sistem Rekam Medis
Dengan sistem rekam medis elektronik, kualitas dan manajemen pelayanan di fasilitas kesehatan manapun akan jauh lebih baik dan lebih cepat. Mulai dari registrasi pasien, distribusi data RME, input informasi klinis pasien, pengolahan informasi RME, input data untuk klaim pembiayaan, penyimpanan RME, penjaminan mutu RME, dan transfer isi RME. Selain itu, sistem tersebut juga bermanfaat dalam hal:
- Mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang berbasis digital dan berintegritas baik.
- Meningkatkan mutu dan produktivitas pelayanan kesehatan.
- Mempermudah penyusunan dokumen rekam medis karena didukung teknologi pengelolaan dokumen berbasis digital.
- Meminimalkan dan mempercepat kinerja tenaga kesehatan yang bertanggung jawab dalam rekam medis. Tujuannya agar mereka tak lagi membuat rekam medis dan arsip kesehatan pasien menggunakan media kertas.
- Merapikan dokumen rekam medis karena sudah berbentuk digital. Sehingga, tidak ada lagi dokumen berantakan yang mengakibatkan sulitnya pencarian dokumen.
- Mengefisienkan durasi kerja dan jumlah tenaga kerja di fasilitas pelayanan kesehatan dalam hal menginput data-data dan mendistribusikan rekam medis.
- Menjamin keamanan dokumen rekam medis karena sistem rekam medis umumnya menggunakan sistem enkripsi khusus. Sehingga, dokumen rekam medis tidak dapat diakses oleh sembarang pihak.
- Mengurangi biaya yang diperlukan untuk operasional rekam medis.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sebagaimana fungsi atau manfaatnya dalam peningkatan mutu pelayanan kesehatan, rekam medis haruslah memiliki keamanan tingkat tinggi. Hal ini sejalan dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI pada tahun 2006 (saat itu bernama Departemen Kesehatan) yang mana menyatakan bahwa dokumen rekam medis harus tersimpan ke dalam arsip-arsip yang berbeda berdasarkan nomor registrasi pasien atau nomor rekam medis yang di urutkan.
Dan dalam peraturan yang sama, dokumen rekam medis dapat tersimpan ke dalam sistem penyimpanan yang berbeda berdasarkan lokasi penyimpanan. Adapun lokasi penyimpanan tersebut adalah:
1. Desentralisasi
Sistem penyimpanan desentralisasi adalah sebuah sistem penyimpanan yang memisahkan berkas rekam medis antara pasien rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat.
Kelebihan dari sistem ini adalah mendorong efisiensi waktu dalam proses pencarian dokumen. Selain itu, pekerjaan tenaga kesehatan yang bertugas menginput data rekam medis menjadi jauh lebih ringan karena hanya mengelola masing-masing unit. Meski begitu, kekurangan dari sistem ini adalah bertambahnya kebutuhan akan sumber daya manusia serta tempat yang memadai untuk menginput data medis pasien.
2. Sentralisasi
Sebaliknya, sistem penyimpanan sentralisasi adalah sistem penyimpanan yang akan menyatukan semua dokumen rekam medis baik pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap dalam sebuah tempat penyimpanan yang sama.
Kelebihan dari sistem ini adalah informasi hasil pelayanan dapat di lakukan secara berkesinambungan. Selain itu, sistem sentralisasi jauh lebih efisien baik dari segi pengadaan ruang maupun pemeliharaan. Sedangkan kekurangannya adalah beban kerja tenaga kesehatan yang bertugas menginput data medis lebih banyak ketimbang menggunakan sistem desentralisasi.
Pada intinya, kedua sistem penyimpanan di atas dapat tenaga kesehatan pilih dengan menyesuaikan masing-masing kondisi tempat fasilitas layanan kesehatan berada. Selain itu, kapasitas, ketersediaan tempat, dan ketersediaan sumber daya manusia juga merupakan hal-hal yang cukup berpengaruh dalam penyimpanan rekam medis.
Sign up