Lacak kesehatan finansial bisnis apotek dengan menyusun laporan keuangan apotek menggunakan platform sistem informasi dari teraMedik, yuk!
Sebuah apotek tidak akan beroperasi dengan lancar tanpa keterlibatan apoteker. Namun, seorang apoteker tidak hanya akan bertugas memberikan pelayanan kefarmasian sesuai kondisi pasien sebagai konsumennya, tetapi juga perlu mendukung proses pengambilan keputusan dan rencana bisnis apotek di masa mendatang. Hal tersebut bisa berjalan dengan baik apabila apoteker juga terlibat untuk membuat bahan evaluasi tertentu, seperti laporan keuangan apotek.
Dengan kata lain, walaupun sejatinya pembuatan laporan keuangan apotek adalah tugas pemilik dan/atau manajer apotek dalam menggambarkan kondisi atau kinerja finansial apotek. Seorang atau sekelompok apoteker juga harus mengetahui bagaimana catatan informasi keuangan bisnis apotek yang menaunginya dalam periode akuntansi tertentu.
Apalagi diketahui bahwa pengetahuan tentang kondisi keuangan apotek yang sehat juga berperan sebagai kunci kesuksesan pelayanan kesehatan terhadap masyarakat. Sehingga, segenap pihak di dalam apotek dapat mempertanggungjawabkan dan menyampaikan pertumbuhan operasional apotek kepada pemerintah.
Lantas, bagaimana cara terbaik dalam menyusun laporan keuangan apotek? Ketahui jawaban selengkapnya dengan membaca artikel berikut ini.
Cara Menyusun Laporan Keuangan Apotek
Pada dasarnya, pembuatan laporan keuangan apotek hampir sama seperti saat pembuatan laporan keuangan klinik atau industri bisnis lainnya. Sebab, penanggungjawab keuangan juga perlu mencatat setiap transaksi penjualan dan pembelian produk apotek serta transaksi moneter lain selama periode waktu tertentu ke dalam dokumen laporan. Baik itu transaksi dalam kurun waktu satu bulan, enam bulan, dua belas bulan, atau setiap periode waktu tertentu yang sesuai dengan kebijakan internal apotek.
Umumnya, penanggungjawab keuangan maupun apoteker akan melewati beberapa langkah penyusunan laporan yang mana mencakup jenis laporan keuangan itu sendiri. Di antaranya adalah:
1. Analisis Transaksi Keuangan
Seperti yang telah disampaikan di awal artikel ini, sebuah apotek yang diwakili apoteker beroperasi untuk memberikan pelayanan kefarmasian yang dibutuhkan pasien sesuai kondisi penyakit. Di mana layanan farmasi tersebut mencakup:
- Pengendalian mutu sediaan farmasi
- Pengamanan, pengadaan, dan penyimpanan obat
- Pendistribusian atau penyaluran obat
- Pengelolaan dan pelayanan obat atas resep dokter
- Pelayanan informasi obat
- Pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional
Akan tetapi, apotek juga melakukan beberapa jenis transaksi keuangan, misalnya pembelian obat-obatan dan alat kesehatan dengan supplier dan pembelian sarana dan prasarana pendukung operasional apotek. Selain itu, apotek juga akan melayani penjualan obat dan alat kesehatan kepada konsumen serta transaksi pengeluaran biaya operasional apotek untuk kebutuhan gaji, iklan, dan pengelolaan utilitas.
2. Analisis Laba Rugi
Selanjutnya, apoteker juga perlu menganalisis jumlah keuntungan atau laba dan kerugian yang dihasilkan dari setiap penjualan obat dan alat kesehatan di dalam apotek. Dengan begitu, manajer apotek dapat mempertahankan faktor-faktor yang menguntungkan operasional apotek dan sekaligus mencari solusi untuk menutupi kerugian.
Biasanya, proses ini akan melibatkan pengidentifikasian informasi tentang pendapatan, beban finansial, laporan harga pokok produksi, beban pajak, dan jumlah laba atau rugi bisnis. Dengan adanya upaya analisis laba rugi, para penanggung jawab apotek bisa mengetahui kondisi terkini finansial apotek dan berperan sebagai dasar evaluasi untuk langkah kebijakan selanjutnya.
3. Mencatat Perubahan Modal atau Ekuitas Laporan Keuangan Apotek
Langkah menyusun laporan keuangan apotek berikutnya adalah mencatat perubahan modal atau ekuitas yang mana menggambarkan perubahan seperti peningkatan atau penurunan modal dan aktiva bersih selama satu periode akuntansi. Alhasil, seluruh pihak yang bertanggungjawab dalam operasional apotek dapat mengetahui detail laporan perubahan modal kerja. Sekaligus dapat membuat ikhtisar dari investasi dan dana yang dihasilkan di dalam suatu periode serta aktiva pembayaran.
Upaya ini hampir selalu terjadi pada setiap laporan keuangan bisnis karena perubahan ekuitas mencakup komponen dan struktur kepemilikan yang kompleks dalam perubahan-perubahan akun ekuitas di tahun terkait. Sebut saja modal bisnis di awal periode operasional, pengambilan dana pribadi pemilik bisnis, dan jumlah laba dan rugi bersih bisnis.
4. Menyusun Balance Sheet atau Neraca Keuangan
Secara teori, penyusunan laporan neraca keuangan atau balance sheet pada industri apotek adalah gabungan dari segala jenis laporan keuangan. Sehingga, keberadaannya sangatlah penting dalam merinci posisi dan informasi keuangan apotek. Mulai dari informasi harta atau aset, kewajiban berupa hutang, dan ekuitas atau modal bisnis yang rinci dan lengkap agar apotek dapat merencanakan proyek di masa depan.
Dengan kata lain, hampir sama seperti laporan perubahan ekuitas, laporan neraca atau balance sheet biasanya mengandung beberapa informasi mengenai akun-akun aktiva, serta hal-hal yang menjadi kewajiban perusahaan dalam satu periode. Data yang tersusun ke dalam balance sheet tidak boleh selisih serupiah pun. Oleh sebab itu, apoteker harus teliti dalam melakukan tahapan penyusunan laporan keuangan apotek ini.
5. Melaporkan Arus Kas Apotek
Setelah keempat tahapan di atas berhasil dilakukan, maka inilah saatnya bagi manajer apotek melaporkan cashflow atau arus kas bisnis apotek. Di mana laporan tersebut berisikan informasi tentang aliran kas masuk atau kas keluar bisnis saat ini. Dan informasi prediksi arus kas di periode yang akan datang.
Tahapan ini akan sangat berguna ketika manajer apotek perlu mengevaluasi struktur keuangan (seperti likuiditas dan solvabilitas) serta aktiva bersih apotek. Sumber laporan arus kas ada bermacam-macam. Mulai dari hasil kegiatan operasional bisnis, kas bisnis, hingga pendanaan atau pinjaman yang bisnis dapat dari sumber luar.
6. Merangkum Catatan Laporan Keuangan Apotek
Terakhir, manajer apotek yang bertanggungjawab dalam keuangan apotek harus merangkum seluruh catatan laporan keuangan di atas untuk merinci informasi keuangan di dalam apotek sebelumnya. Terkadang, catatan tersebut juga mengandung informasi tambahan yang membantu menjelaskan bagaimana manajemen apotek sampai pada angka laporan keuangannya. Serta menjelaskan penyimpangan atau anggapan inkonsistensi dalam metodologi akuntansi apotek dari tahun ke tahun.
Laporan keuangan ini tidak wajib dibuat karena hanya untuk memberikan kejelasan kepada siapapun yang membutuhkannya. Namun, keberadaannya dapat membantu manajer apotek merangkum hasil laporan-laporan finansial apotek di atas.
Demikian penjelasan singkat dalam pembuatan laporan keuangan apotek yang bisa kami jelaskan. Hingga saat ini, sudah ada banyak sistem atau platform yang membantu proses otomatisasi pembuatan dan pengelolaan laporan keuangan apotek. Salah satunya adalah teraMedik yang senantiasa berkomitmen untuk menjadi penyedia atau vendor sistem yang mendukung layanan kesehatan berbasis teknologi terpadu.
Di mana teraMedik selalu berusaha menyediakan modul atau fitur yang lengkap dan terintegrasi teknologi web-cloud. Terutama pada fitur sistem informasi apotek yang membuat pengelolaan operasional apotek menjadi lebih terintegrasi dan sesuai dengan fungsionalitas apotek.
Sign up